#SoMeT14EU-symposium: geen gewoon symposium

8, 9 en 10 April vond de eerste editie van het Europese #SoMeT14EU symposium plaats in Rovaniemi, gelegen op de Finse noordpoolcirkel. Tijdens dit symposium kwamen destinatiemarketingprofessionals uit alle windstreken bijeen om van elkaar te leren en te netwerken. Vooraf was al duidelijk dat dit geen dertien-in-een-dozijn symposium zou gaan worden…

De bestemming

Rovaniemi…niet de meest voor de hand liggende bestemming voor een dergelijk evenement. Desalniettemin een bijzonder interessante toeristische bestemming. Niet zozeer vanwege het stedenschoon, maar wel dankzij het noorderlicht, de nabije natuurlijke omgeving, de poolcirkel en -niet in de laatste plaats- de al dan niet officiële en zelf toegeëigende eretitel ‘The Official Hometown of Santa Claus’. Dit laatste is dankbaar gemodificeerd tot verscheidene gethematiseerde ‘kerstmislocaties’ in en rondom Rovaniemi, zoals Santa Claus Village, een heuse tourist trap, precies op de noordpoolcirkel.

De locatiekeuze voor een congres wordt veelal achter de schermen bepaald. Niet bij #SoMeT14EU; geheel in stijl met het onderwerp van het symposium, destinatiemarketing en social media, werd dit volledig open gegooid en aan het toeval overgelaten. Bestemmingen konden zich bij de organisatie, Think! Social Media, opgeven, waarna negen finalisten onderling de strijd aan gingen op Facebook en daarbij sterk afhankelijk waren van hun online community. Via een knock-outsysteem bleven er twee finalisten over. Uiteindelijk wist Rovaniemi in de finale haar online community het beste te mobiliseren, de meeste stemmen te vergaren en het Zuid-Franse Mougins te verslaan.

https://www.youtube.com/watch?v=TXcs0MkTpwA#t=125

Het symposium

En dan de start van het symposium. Daar waar je als destinatiemarketingorganisatie (DMO) probeert een zo optimaal mogelijke customer journey te creëren, had de organisatie van #SoMeT14EU duidelijk aandacht besteed aan de attendants journey. Eenmaal geland op de luchthaven van Helsinki werden alle deelnemers door de organisatie ontvangen met een hapje en drankje in een wijnbar. Vervolgens ging iedereen inmiddels voorzien van badges boarden voor de laatste vlucht naar Rovaniemi . Tijdens deze vlucht vond de allereerste keynote presentatie in de lucht plaats, verzorgd door Finnair.

Een bijzonder leuk en vernieuwend concept, al moet wel gezegd worden dat de hooggespannen verwachtingen niet geheel werden waargemaakt. De presentatie was niet veel meer dan een alternatieve, naar het social mediabeleid van Finnair vertaalde veiligheidsinstructie. Anderzijds, de vlucht duurde inclusief opstijgen en landen maar een uur, de catering moest ook nog door het gangpad en er zaten ook nog ‘gewone’ passagiers in het vliegtuig. Zoveel tijd en ruimte voor een écht inhoudelijke presentatie bleef er dus ook niet over. Hoe dan ook, een ‘stewardess’ die applaus krijgt na het uitleggen van de ‘veiligheidsinstructies’ had ik nog niet eerder meegemaakt.

Het symposium zelf vond plaats in misschien wel het mooiste gebouw van de stad, het Arktikum Museum and Arctic Science Centre. De twee symposiumdagen hier waren een buitengewoon boeiende aaneenschakeling van presentaties van praktijkvoorbeelden van DMO’s van over de hele wereld, afgewisseld met lokale lekkernijen tijdens de pauzes. In enkele andere blogs kun je meer over de inhoud lezen. En hoe kon ’t ook anders: de Kerstman zelf gaf ook een korte presentatie!

Na afloop van het symposium ontstond grotendeels spontaan (en passend bij de sfeer van de afgelopen twee en een halve dag) een ontspannend programma. De nog aanwezige deelnemers konden een sneeuwmobieltour of een excursie naar een rendierfarm maken (waar ondergetekende nog een officieel rendierrijbewijs aan heeft overgehouden!) of gaan ijszwemmen, brrrr!!! De avond werd afgesloten met een zeer smakelijk en vermakelijk etentje in de Santamus Experience in Santa Claus Village.

#SoMeT14EU bleek inderdaad geen doorsnee symposium. De bestemming, het proces tot aan de totstandkoming als congreslocatie via social media, de ‘first ever conference kick-off on an airplane’, allemaal voorbeelden van innovatieve ideeën en een frisse blik op het organiseren van een congres die bovendien uitstekend passen bij het onderwerp ervan. Natuurlijk, het kan altijd beter. Zo is de kick-off aan boord voor verbetering vatbaar, maar #SoMeT14EU is er zeker in geslaagd méér touch points van de customer (of attendants) journey in te vullen dan menig ander symposium! Is dit een opmaat naar een nieuwe standaard in congresland?

Martijn is hogeschooldocent en coördinator van de afstudeerrichting Manager Toeristische Marketing en Communicatie (MTMC) aan NHTV internationaal hoger onderwijs Breda. Hij heeft een passie voor reizen en is bijzonder geïnteresseerd in en begaan met destinatiemarketing en -branding en de rol van vrijetijd en toerisme in ruimtelijke ontwikkeling.

LinkedIn: Martijn Smeenge